Para muita gente, ter que lidar com equipes remotas começou um dia do nada. As portas das empresas se fecharam, trabalhar em Home Office tornou-se a norma e as empresas avançaram diante de uma pandemia. 

De repente o contato cara a cara com funcionários e equipes foi trocado por reuniões online, uso frequente de ferramentas de vídeoconferência, planilhas, metodologias de gestão à distância. 

Com a flexibilização da quarentena e reabertura da economia, muitas empresas podem voltar ao atendimento presencial assim que acreditarem que é seguro, mas outras estão percebendo que suas equipes ficam mais felizes e produtivas quando trabalham em seus escritórios domésticos. 

O caminho à frente de cada um provavelmente será diferente. Mas, para alguns líderes, o que antes era uma grande mudança pode acabar sendo o rumo que seu futuro profissional tomará daqui para frente.

Pense em todas as maneiras como as pessoas se comunicam quando estão no seu local de trabalho. Essas situações não desaparecem apenas porque todos estão em suas casas conectados, utilizando o computador. 


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Confira a seguir 5 dicas que fui buscar entre as melhores e mais conhecidas iniciativas atualmente aplicadas nas empresas, para otimizar o trabalho das equipes remotas:  

1. Realize uma gestão eficiente do trabalho remoto

 

Em primeiro lugar, para que a transição aconteça de forma organizada, é preciso planejar e adotar boas práticas, determinar algumas regras com as equipes e utilizar ferramentas de comunicação e gestão modernas e eficientes. 

É preciso criar um plano de ação para as áreas que determine todas as etapas, prazos e responsáveis por cada projeto. Ou seja, organize os colaboradores de forma que todos saibam quais são as suas tarefas e prazos e realize encontros virtuais diários ou semanais para alinhar o andamento de cada uma das tarefas distribuídas. 

Mantenha as equipes sempre em contato e bem informadas sobre tudo o que acontece na empresa, qualquer novidade relevante deve ser compartilhada e lembre-se de também compartilhar os resultados positivos, principalmente neste período.

2. Crie o kit de ferramentas certo

Pense em todas as diferentes maneiras como as pessoas se comunicam quando estão na sua empresa. Às vezes, eles se sentam em grandes grupos amontoados por horas enquanto tentam chegar a estratégias e soluções. 

Outras vezes, dois ou três se reúnem em sessões de trabalho para levar os projetos adiante de uma forma mais tangível. 

E, em outras ocasiões, uma única pessoa fica sentada em silêncio, trabalhando em sua carga de trabalho.

Essas situações não desaparecem simplesmente agora que todos estão sentados atrás de um computador utilizando diversas ferramentas e planilhas, portanto, avalie o kit de ferramentas que você oferece aos seus funcionários remotos. 

Ele realmente atende a todas as suas necessidades de comunicação? Para mim, esses quatro são essenciais:

Ferramenta de videoconferência

Não há substituto para a capacidade de assistir às expressões faciais de alguém durante uma reunião, portanto, ter uma ferramenta de qualidade que mantém uma conexão forte, permitindo que todos os membros da equipe liguem seus vídeos ao mesmo tempo, é fundamental para as discussões em grupo.

Algumas das ferramentas mais utilizadas são o Zoom (que permite 40 minutos de uso grátis e tem planos pagos), Google Meet (atualmente grátis para reuniões com até 24 horas e limite de 100 participantes) e o velho e conhecido Skype.

Software de trabalho remoto

Você precisa saber quem está fazendo o quê e qual é o status de cada tarefa – e não pode passar o dia inteiro perseguindo essas informações. Uma ferramenta de gerenciamento de trabalho remoto permite que pessoas internas e externas (pense em clientes ou fornecedores) adicionem tarefas e as atribuam a equipes ou indivíduos. 

Como gerente, você pode descobrir rapidamente quem está fazendo o quê, equilibrar as cargas de trabalho, obter atualizações, etc.

Existem vários softwares no mercado. Um dos mais conhecidos e fáceis de usar é o Trello, recentemente comprado pela Atlassian. 

Aplicativos de mensagens

É importante facilitar a comunicação entre todos os membros e times da empresa, sem precisar esperar pelas reuniões programadas. O WhatsApp é hoje o mais utilizado nas conversas em grupos e individuais para facilitar o trabalho remoto. O Telegram vem ganhando espaço com funções mais diferenciadas para equipes. Outra opção corporativa é o Slack, que tem uma função interessante chamada canais, com versões grátis e paga. 

Ferramenta de brainstorming

Pessoalmente, o brainstorming é mais fácil: jogue tudo em um quadro branco e veja o que funciona. Encontre uma solução para fazer isso com equipes remotas para que todos possam oferecer ideias de forma produtiva durante chamadas remotas. Precisa de uma sugestão? Eu gosto da ferramenta Miro

3. Estabeleça reuniões periódicas

Fazer reuniões remotas é uma ótima solução para manter a equipe engajada, repassar metas e prioridades e garantir que todo o time esteja a par de tudo. 

Elas favorecem a comunicação com todos, mostram à equipe que a empresa segue presente — mesmo nessa forma de trabalho — e ajudam a esclarecer de maneira prática e rápida qualquer ponto que possa surgir no dia a dia.

Criar um cronograma de reuniões e uma estratégia de follow-up também traz mais efetividade a esses eventos e permite que as informações não se percam quando todos saem da sala virtual.

4. Concentre-se no envolvimento do time. A produtividade virá em seguida.

Pode ser mais difícil dizer se as pessoas estão perdendo o foco quando não estão fisicamente perto de você. É por isso que é tão importante que você intencionalmente alcance e certifique-se de que as pessoas estão indo bem – pessoal e profissionalmente. Algumas regras relacionadas que tento seguir:

Programe e seja diligente em manter suas reuniões individuais. Certifique-se de que todos tenham um espaço (fórum) no qual se sintam confortáveis ​​para expressar como estão se saindo.

Respeite os limites de cada um. Não se aproveite do fato de que as pessoas podem ser alcançadas o dia e a noite toda, simplesmente porque trabalham no mesmo lugar onde moram. Defina essa expectativa de cima para baixo.

Não faça várias tarefas durante as reuniões. Em vez disso, passe o tempo observando as interações de suas equipes. Veja quem está realmente envolvido e quem não está.

Pergunte. O que seus funcionários lutam quando trabalham em casa? O que está funcionando bem? Como você pode ajudar?

5. Aprenda a vencer as barreiras do home office

Para trabalhar de casa, existem certas barreiras que precisam ser vencidas, como pequenas distrações, ficar de pijama o dia inteiro ou controlar os limites entre vida pessoal e profissional. 

Lembre-se: trabalhar de pijama, jamais! Isso acaba tirando a sensação de que estamos trabalhando e atrapalha a autodisciplina. Troque de roupa e organize sua estação de trabalho antes de começar. 

Escolha um lugar silencioso e que te permita trabalhar com postura e organização. Evite trabalhar do sofá, por exemplo. Escolha uma mesa com uma cadeira confortável em um ambiente que te permita focar em suas tarefas.

Evite a sobrecarga de trabalho. Como já falamos anteriormente, neste momento é preciso manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. 

Trabalhe e dedique-se aos seus projetos, mas lembre-se de manter sua vida pessoal em dia e tire um tempo para você mesmo diariamente. 

Conclusão

Não desista do conceito de cultura de sua empresa. A cultura define os valores e princípios básicos de seu negócio. Quando atende às necessidades e interesses de seus funcionários, eles se sentem mais entusiasmados com suas funções – que fazem parte de algo empolgante que está acontecendo – e isso, por sua vez, ajuda a manter seus melhores funcionários a bordo.

Quando você está trabalhando em casa, no entanto, pode ser fácil esquecer que você é “parte de algo”, por isso é importante que os líderes lembrem consistentemente as equipes virtuais sobre o que é importante para a empresa, o que está acontecendo e como isso os afeta . 

Além disso, reserve um tempo para compartilhar experiências e histórias pessoais. Revisite a declaração de missão repetidas vezes. Incentive os chamados happy hours virtuais onde as equipes podem falar sobre cultura e compartilhar algumas conversas mais “casuais”.

O trabalho remoto é, ao mesmo tempo, uma necessidade e um diferencial das empresas. Para que seja implantado e funcione da melhor forma, no entanto, é preciso seguir as melhores práticas que trouxe ao longo deste artigo. 

Ignorar a realidade do teletrabalho faz com que uma organização possa perder em competitividade, por isso, ainda é tempo de se atualizar. 

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Até o próximo post! 

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